Case study: Automatyczne fakturowanie i rozliczenia w firmie ochroniarskiej
Firma ochroniarska wystawiała co miesiąc tysiące paragonów i faktur – z czego większość wyglądała niemal identycznie, ale cały proces realizowany był ręcznie. Trzy osoby przez 4 dni pod koniec każdego miesiąca generowały dokumenty, drukowały paragony, spinały je z fakturami i wkładały do segregatorów. Całość zajmowała dziesiątki godzin i wiązała się z wysokim ryzykiem pomyłek.
PRZED WDROŻENIEM
Jak wyglądał proces przed wdrożeniem
- Paragony wystawiane ręcznie dla każdego klienta co miesiąc (nawet po 2–3 tysiące).
- Do paragonu ręcznie tworzona faktura.
- Wydruk, spinanie dokumentów, segregatory.
- Faktury dla firm wystawiane oddzielnie.
- Każdy dokument wysyłany ręcznie mailem.
- Brak spójnego śledzenia płatności – konieczne było ręczne porównywanie z wyciągami bankowymi.
Brzmi znajomo?
Jeśli co miesiąc Twoja firma tonie w papierach i ręcznym wystawianiu faktur — porozmawiajmy i sprawdźmy, jak możemy to zautomatyzować.
WDROŻENIE SYSTEMU
Nasze rozwiązanie: Kompletny system automatycznego fakturowania i rozliczeń
Etap 1: Integracja z Comarch Optima + baza klientów i danych rozliczeniowych
- Dane klientów i typy rozliczeń zostały zapisane w centralnej bazie.
- System automatycznie rozpoznaje, czy klient potrzebuje faktury VAT, paragonu czy obu.
Etap 2: Generowanie dokumentów bez udziału człowieka
- Co miesiąc, na podstawie zapisanych danych, system generuje wszystkie potrzebne paragony i faktury.
- Dokumenty przypisywane są do odpowiednich klientów i oznaczane zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
Etap 3: Automatyczna wysyłka mailowa
- Po wygenerowaniu dokumenty są od razu wysyłane na adresy e-mail klientów.
- System dopasowuje opis i załączniki – każda firma otrzymuje odpowiedni dokument w odpowiedniej formie.
Etap 4: Monitoring płatności i automatyczne księgowanie
- System analizuje wyciągi bankowe i przypisuje płatności do faktur.
- Klient może łatwo sprawdzić, kto zapłacił, kto zalega i kiedy upływa termin.
Efekty wdrożenia
Już w pierwszym miesiącu działania systemu ta firma odczuła ogromną różnicę:
Zamiast 3 osób pracujących przez 4 dni – 1 osoba potrzebuje 1 godziny miesięcznie.
100% poprawnych danych – brak literówek, pomyłek w NIP czy kwotach.
Faktury wysyłane są szybciej i bez opóźnień.
Płatności automatycznie dopinane i raportowane.
Klient zyskał pełną kontrolę nad cyklicznym rozliczaniem – bez stresu, bez segregatorów.
Masz podobnie?